Para que possamos elaborar um caderno de encargos para a aquisição de um software de gestão documental temos que entender em que consiste e o que implica a gestão documental. [a]
Podemos então referir que a gestão documental implica: a racionalização e automatização dos processos de controlo dos documentos; o aumento da eficiência e da eficácia da organização (através do controlo, circulação, armazenamento e eliminação da informação); a racionalização da recuperação da informação; a produção, manutenção, integridade e autenticidade dos documentos para constituição de prova.
Uma aplicação de gestão documental deve ter, nas suas funcionalidades, um conjunto de “atributos” indispensáveis à gestão da informação. Deve-se ter plena consciência do que se pretende que a aplicação faça/tenha para depois se fazer um estudo de mercado e adquirir uma aplicação que satisfaça as suas (da Organização) necessidades.
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Aspectos a ter em conta no processo de aquisição de Aplicações de Gestão de Documentos
Tal como, por nós, foi referido anteriormente a escolha de um software de gestão documental cabe unicamente à instituição/organização que o pretende adquirir. Como tal, torna-se necessário que esta (o organização) tenha atenção a determinados factores. [b]
[b] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Constituição da equipa
É imprescindível que a equipa a seleccionar seja interdisciplinar, visto que é indispensável que estes elementos trabalhem em conjunto uma vez que terão “papeis” diferentes a desempenhar neste complexo trabalho. Esta equipa deve contemplar elementos de diversas áreas: informática, arquivistica, profissionais da informação, colaboradores que trabalham diariamente documentos de arquivo, responsáveis pela área da qualidade e também juristas.
Elaboração de requisitos
Os requisitos que a organização precisa que a aplicação tenha devem fazer parte do caderno de encargos. Toda a equipa deve estar consciente do que está a ser pedido no caderno de encargos, uma vez que nem sempre o que os “proprietário” da aplicação dizem se revela ser verdade.
Para a construção de um caderno de encargos podemos recorrer ao MoReq, pois este especifica-nos quais os requisitos necessário. [c] ----
[c] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Análise do Mercado
Actualmente existem muitos softwares de gestão documental no mercado, mas nem todas se “encaixam” no que determinada organização pretende. Como tal é imprescindível que se faça uma relação detalhada das funcionalidades que a aplicação deve ter, para que esta possa ser adquirida. No entanto, temos também de ter em conta outros aspectos como: a flexibilidade da aplicação e consequente configuração de acordo com as necessidades da organização; os módulos que o produto possui; o preço da aplicação; os custos da implementação e da manutenção da aplicação; a actualização da tecnologia; os custos com a formação de utilizadores e gestores de informação.[d]
[d] Idem
Construção de ferramentas de suporte
As ferramentas de suporte de que aqui falamos são: o plano de classificação; a tabela de selecção; o sistema de controlo e de segurança; o sistema de registo; os campos necessários de meta-informação associados a cada documento. Todas estas ferramentas devem ser desenvolvidas pela organização antes da aquisição da aplicação para que esta seja eficiente e eficaz. Temos também que ter consciência que os documentos ao longo do seu ciclo de vida devem respeitar os princípios arquivísticos. [e]
[e] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Funcionalidades a serem consideradas
O SEGA tem de ter um conjunto de funcionalidades de maneira a funcionar correctamente. É fundamental que este tipo de gestão documental (SEGA) para além de respeitar os princípios arquivísticos têm também de: manter a fiabilidade e autenticidade dos documentos e da sua informação; ser eficiente e eficaz; e também que possibilite o controlo dos documentos e dos produtores da informação.
Classificação
Para que se possa criar um SEGA é necessário a existência de um plano de classificação, de maneira a que este “espelhe” a organização e todo o seu circuito documental. O software deve permitir uma estruturação multinível e que não deve restringida a um determinado número de níveis possíveis.
Captura - Integração
A integração num SEGA tem por base o processamento como a entrada ou saída de um documento do sistema de arquivo se faz. Deve, por isso e com isto comprovar a sua autenticidade e valor probatório, observar os três tipos de documentos possíveis:
Os documentos recebidos;
Os documentos expedidos;
Os documentos internos
Controlo e Segurança
Para falarmos de controlo temos que mencionar que é a organização que tem de definir o grau de acesso que cada utilizador tem, tendo por base o tipo de informação que este necessita para conseguir levar a cabo o seu trabalho. De acordo com o MoReq a parte do controlo e da segurança do software divide-se em: acesso; salvaguarda e recuperação, rotinas de auditoria; acompanhamento de transferência; autenticidade e categorias de segurança. O administrador deve ter permissão para controlar quem, onde e quando acede a quê e também deve ter autorização para atribuir permissões aos diversos utilizadores.
Quanto à segurança o sistema tem de garantir que os documentos são fiáveis e autênticos ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Retenção e Destino
Segundo a legislação de cada país existem prazos de conservação da documentação, após os quais se elimina ou conserva a referida documentação. De acordo com isso torna-se vital que haja uma tabela de selecção que nos permita estabelecer, desde a sua (do documento) integração no SEGA, o prazo em que este terá de ser conservado sob a custódia da organização. Não é de todo possível a guarda de todos os documentos produzidos e recebidos numa organização, logo ter-se-á de fazer uma avaliação e posterior selecção da documentação a conservar de acordo com o seu valor histórico e/ou probatório.
Mesmo em formato digital é necessário fazer essa selecção visto que não interessa à organização ter documentação que possa provocar “ruído” desnecessário na hora em que seja necessário fazer recuperação da informação. Se caso não fizéssemos eliminação documental, a recuperação da informação não seria feita de uma forma rápida e eficaz. Temos também que aqui ter em conta que, e por causa da obsolescência tecnológica, a guarda de documentos digitais (através da migração, emulação ou encapsulamento) comporta custos elevados, visto que se tem de tratar da preservação digital desses mesmos documentos.
Como tal o SEGA deve ter como requisitos: prever a gestão automatizada ou semi-automatizada da monitorização e eliminação dos documentos de arquivo; deve permitir a emissão de relatórios sobre os documentos a serem eliminados; a interacção entre o plano de classificação e a tabela de selecção; e ainda quais os prazos de conservação de arquivo Temos também de ter em atenção a questão da possibilidade de correcção de erros na altura em que este documento estava a ser classificado. O sistema deve-nos permitir fazer alterações ao documento, mas que estará a cargo de um conjunto restrito de pessoas.
Pesquisa, Recuperação e Apresentação
Um SEGA tem como principal vantagem a possibilidade de recuperação e pesquisa de documentos de arquivo. Desta forma e para que a operação seja possível é necessário que este tenha nas suas funcionalidades: um mecanismo de pesquisa que permita a visualização de todos os níveis do plano de classificação; a possibilidade de restrição da sua pesquisa a um ou mais níveis e onde pretende que a pesquisa seja levada a cabo; a possibilidade de pesquisa em texto livre, por campo ou código do documento; e ainda a possibilidade de recuperação de um documento com o seu conteúdo e meta-informação associada.
Requisitos de Meta-Informação
A meta-informação são dados que descrevem outros dados. Como tal a meta-informação permite uma mais rápida recuperação da informação. O MoReq não estabelece campos específicos para meta-informação visto que eles variam de acordo com as necessidades de cada organização. No entanto existem alguns campos genéricos que o sistema deve permitir.
Podemos então referir que a gestão documental implica: a racionalização e automatização dos processos de controlo dos documentos; o aumento da eficiência e da eficácia da organização (através do controlo, circulação, armazenamento e eliminação da informação); a racionalização da recuperação da informação; a produção, manutenção, integridade e autenticidade dos documentos para constituição de prova.
Uma aplicação de gestão documental deve ter, nas suas funcionalidades, um conjunto de “atributos” indispensáveis à gestão da informação. Deve-se ter plena consciência do que se pretende que a aplicação faça/tenha para depois se fazer um estudo de mercado e adquirir uma aplicação que satisfaça as suas (da Organização) necessidades.
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Aspectos a ter em conta no processo de aquisição de Aplicações de Gestão de Documentos
Tal como, por nós, foi referido anteriormente a escolha de um software de gestão documental cabe unicamente à instituição/organização que o pretende adquirir. Como tal, torna-se necessário que esta (o organização) tenha atenção a determinados factores. [b]
[b] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Constituição da equipa
É imprescindível que a equipa a seleccionar seja interdisciplinar, visto que é indispensável que estes elementos trabalhem em conjunto uma vez que terão “papeis” diferentes a desempenhar neste complexo trabalho. Esta equipa deve contemplar elementos de diversas áreas: informática, arquivistica, profissionais da informação, colaboradores que trabalham diariamente documentos de arquivo, responsáveis pela área da qualidade e também juristas.
Elaboração de requisitos
Os requisitos que a organização precisa que a aplicação tenha devem fazer parte do caderno de encargos. Toda a equipa deve estar consciente do que está a ser pedido no caderno de encargos, uma vez que nem sempre o que os “proprietário” da aplicação dizem se revela ser verdade.
Para a construção de um caderno de encargos podemos recorrer ao MoReq, pois este especifica-nos quais os requisitos necessário. [c]
----
[c] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Análise do Mercado
Actualmente existem muitos softwares de gestão documental no mercado, mas nem todas se “encaixam” no que determinada organização pretende. Como tal é imprescindível que se faça uma relação detalhada das funcionalidades que a aplicação deve ter, para que esta possa ser adquirida. No entanto, temos também de ter em conta outros aspectos como: a flexibilidade da aplicação e consequente configuração de acordo com as necessidades da organização; os módulos que o produto possui; o preço da aplicação; os custos da implementação e da manutenção da aplicação; a actualização da tecnologia; os custos com a formação de utilizadores e gestores de informação.[d]
[d] Idem
Construção de ferramentas de suporte
As ferramentas de suporte de que aqui falamos são: o plano de classificação; a tabela de selecção; o sistema de controlo e de segurança; o sistema de registo; os campos necessários de meta-informação associados a cada documento. Todas estas ferramentas devem ser desenvolvidas pela organização antes da aquisição da aplicação para que esta seja eficiente e eficaz. Temos também que ter consciência que os documentos ao longo do seu ciclo de vida devem respeitar os princípios arquivísticos. [e]
[e] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos. [Em linha]. [Consultado em 20 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf
Funcionalidades a serem consideradas
O SEGA tem de ter um conjunto de funcionalidades de maneira a funcionar correctamente. É fundamental que este tipo de gestão documental (SEGA) para além de respeitar os princípios arquivísticos têm também de: manter a fiabilidade e autenticidade dos documentos e da sua informação; ser eficiente e eficaz; e também que possibilite o controlo dos documentos e dos produtores da informação.
Classificação
Para que se possa criar um SEGA é necessário a existência de um plano de classificação, de maneira a que este “espelhe” a organização e todo o seu circuito documental. O software deve permitir uma estruturação multinível e que não deve restringida a um determinado número de níveis possíveis.
Captura - Integração
A integração num SEGA tem por base o processamento como a entrada ou saída de um documento do sistema de arquivo se faz. Deve, por isso e com isto comprovar a sua autenticidade e valor probatório, observar os três tipos de documentos possíveis:
Controlo e Segurança
Para falarmos de controlo temos que mencionar que é a organização que tem de definir o grau de acesso que cada utilizador tem, tendo por base o tipo de informação que este necessita para conseguir levar a cabo o seu trabalho. De acordo com o MoReq a parte do controlo e da segurança do software divide-se em: acesso; salvaguarda e recuperação, rotinas de auditoria; acompanhamento de transferência; autenticidade e categorias de segurança. O administrador deve ter permissão para controlar quem, onde e quando acede a quê e também deve ter autorização para atribuir permissões aos diversos utilizadores.
Quanto à segurança o sistema tem de garantir que os documentos são fiáveis e autênticos ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Retenção e Destino
Segundo a legislação de cada país existem prazos de conservação da documentação, após os quais se elimina ou conserva a referida documentação. De acordo com isso torna-se vital que haja uma tabela de selecção que nos permita estabelecer, desde a sua (do documento) integração no SEGA, o prazo em que este terá de ser conservado sob a custódia da organização. Não é de todo possível a guarda de todos os documentos produzidos e recebidos numa organização, logo ter-se-á de fazer uma avaliação e posterior selecção da documentação a conservar de acordo com o seu valor histórico e/ou probatório.
Mesmo em formato digital é necessário fazer essa selecção visto que não interessa à organização ter documentação que possa provocar “ruído” desnecessário na hora em que seja necessário fazer recuperação da informação. Se caso não fizéssemos eliminação documental, a recuperação da informação não seria feita de uma forma rápida e eficaz. Temos também que aqui ter em conta que, e por causa da obsolescência tecnológica, a guarda de documentos digitais (através da migração, emulação ou encapsulamento) comporta custos elevados, visto que se tem de tratar da preservação digital desses mesmos documentos.
Como tal o SEGA deve ter como requisitos: prever a gestão automatizada ou semi-automatizada da monitorização e eliminação dos documentos de arquivo; deve permitir a emissão de relatórios sobre os documentos a serem eliminados; a interacção entre o plano de classificação e a tabela de selecção; e ainda quais os prazos de conservação de arquivo
Temos também de ter em atenção a questão da possibilidade de correcção de erros na altura em que este documento estava a ser classificado. O sistema deve-nos permitir fazer alterações ao documento, mas que estará a cargo de um conjunto restrito de pessoas.
Pesquisa, Recuperação e Apresentação
Um SEGA tem como principal vantagem a possibilidade de recuperação e pesquisa de documentos de arquivo. Desta forma e para que a operação seja possível é necessário que este tenha nas suas funcionalidades: um mecanismo de pesquisa que permita a visualização de todos os níveis do plano de classificação; a possibilidade de restrição da sua pesquisa a um ou mais níveis e onde pretende que a pesquisa seja levada a cabo; a possibilidade de pesquisa em texto livre, por campo ou código do documento; e ainda a possibilidade de recuperação de um documento com o seu conteúdo e meta-informação associada.
Requisitos de Meta-Informação
A meta-informação são dados que descrevem outros dados. Como tal a meta-informação permite uma mais rápida recuperação da informação. O MoReq não estabelece campos específicos para meta-informação visto que eles variam de acordo com as necessidades de cada organização. No entanto existem alguns campos genéricos que o sistema deve permitir.